Jak připravit firmu na jednotné hlášení zaměstnavatelů

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů: Co to znamená pro firmy a jak se na něj připravit 

Od ledna 2026 nám začal platit systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ). V praxi to znamená, že místo několika různých hlášení na různé úřady budete odevzdávat jedno souhrnné hlášení, které obsáhne všechno: sociální, zdravotní, daně, dávky, změny, nástupy i odchody. Zní to jednodušeji? Ano, ale jen pokud je firma připravená.

V článku se podíváme na to, jak novou legislativu zvládnout v praxi, co je dobré mít srovnané a kde se vyplatí dát si pozor, aby se z drobností nestal zbytečný problém.

V článku najdete: 

• Jak bude JMHZ fungovat v praxi

• Co se mění u dohod o provedení práce

• Kdy se začít na JMHZ připravovat

• Co se stane, pokud to necháte na poslední chvíli

• Co může LANDMARK vyřešit za vás

Jak bude JMHZ fungovat v praxi 

Dnes posíláte zvlášť:

• přehledy na sociální správu

• hlášení pro zdravotní pojišťovny

• hlášení k daním

• ELDP

• různé změny a přílohy

Od roku 2026 to nahradí jedno jednotné hlášení. Každý měsíc. Za každého zaměstnance. Pro stát je to skvělé, protože získá kompletní data v jednotné struktuře. Pro firmy, to pak znamená jiný způsob práce, který bude stát na kvalitních datech a dobře nastavených procesech.

První společné hlášení se bude týkat období leden až březen 2026.
Podávat se bude od 1. dubna do 30. června 2026.

Od července 2026 už poběží systém naplno a hlášení se bude odesílat každý měsíc, vždy do 20. dne následujícího měsíce.

To je zásadní rozdíl oproti dnešnímu stavu. Vše musí být připravené včas a napoprvé správně, protože opravy budou mnohem náročnější než dřív. Proto doporučujeme už letos provést revizi mzdových dat, procesů a používaných systémů, aby obsahovaly všechny náležitosti, které bude JMHZ vyžadovat.

Co se mění u dohod o provedení práce

S JMHZ končí samostatné hlášení DPP přes systém VPDPP. Informace o dohodách budou nově součástí jednotného měsíčního hlášení. Pro firmy to znamená méně administrativy, ale zároveň vyšší nároky na přesnost – údaje o DPP musí být správně vedené, sjednocené a připravené k odeslání spolu s ostatními daty.

Pozitivní je, že za období leden až březen 2026 se dohody nebudou hlásit vůbec. Pokud by ale zaměstnavatel přesto potřeboval DPP ohlásit, může to udělat prostřednictvím stejného formuláře, který používá pro pracovní poměry.

Kdy se začít na JMHZ připravovat?  

Přestože se první společné hlášení bude podávat až od 1. dubna do 30. června 2026, neznamená to, že máte čas až do jara. Pokud jste se na JMHZ ještě nezačali připravovat, je dobré začít hned. JMHZ totiž není změna, kterou zvládnete zavést během jednoho týdne. Abyste měli klid, potřebujete mít pořádek rovnou ve třech oblastech:

Zkontrolovat, jestli jsou údaje konzistentní

Pod JMHZ bude firma každý měsíc odevzdávat kompletní balík informací: přesné údaje o zaměstnanci a pracovním poměru, odpracované hodiny, příplatky, překážky, nemocenské, exekuce, bonusy i změny ve smlouvách. To všechno v jednom jediném výstupu, který musí být naprosto konzistentní napříč všemi zdroji dat.

Stačí, aby neseděl jeden údaj z docházky, jedna změna smlouvy nebo jedna nemocenská a celé hlášení se vrátí k opravě. A to už není jen technická chyba. Znamená to zpožděné dávky, nepříjemné dotazy od zaměstnanců, zbytečné kontroly nebo čas navíc, který vám bude chybět jinde.

Sjednotit data z různých systémů

Dnes má hodně firem docházku v jednom systému, smlouvy v druhém, mzdy ve třetím, příplatky v excelu a spoustu věcí v hlavě účetní. Možná to doteď fungovalo, ale od nového roku budete potřebovat systém, ve kterém se všechny tyto informace potkají na jednom místě a budou se navzájem shodovat.

To v praxi znamená, že si firmy budou muset ujasnit, kde jejich data vznikají, kdo je do systému zadává a jakou cestou se dostanou až do finální mzdy. Někde bude potřeba upravit docházkové systémy, aby posílaly data dál automaticky, jinde se bude muset předělat způsob, jakým se hlásí změny smluv nebo příplatků. 

Nastavit interní odpovědnosti

Technologie je jedna věc, ale JMHZ bude stát hlavně na tom, jak spolu jednotliví lidé ve firmě spolupracují. Dnes se spousta údajů předává neformálně – vedoucí pošle změnu směny e-mailem, HR doplní změnu smlouvy až po několika dnech a účetní občas opraví drobnosti sama, aby to vůbec vyšlo. V novém systému ale musí každý krok proběhnout správně a včas, protože všechna data jdou do jednoho hlášení.

Firmy si tak budou muset nastavit, kdo přesně hlásí nástupy, kdo schvaluje docházku, kdo doplňuje příplatky, kdy má být všechno uzavřené a kdo celé podklady finálně kontroluje. Bez jasného procesu se údaje budou míjet a hlášení vám stát může zamítnout jen kvůli tomu, že někdo nahlásil informaci o den později nebo jiným způsobem, než systém očekává.

Co se stane, pokud to necháte na poslední chvíli

Je pochopitelné, že si většina majitelů nechce přidělávat další starosti. Jenže JMHZ není změna, kterou jde odložit a potom rychle dohnat pár dní před termínem. Čím později s přípravou začnete, tím spíš se budete točit v bludném kruhu oprav a dohledávání dat.

Typicky se pak opakují tři situace:

• Nemáte z čeho hlášení spolehlivě sestavit. JMHZ stojí na kompletních a konzistentních datech. Když část informací nevzniká průběžně (nebo vzniká v různých verzích), zpětně to jen tak nedoženete a ještě vás to bude stát zbytečně moc času.

• Začnou se vám chyby násobit. Jedna nekonzistence shodí celé hlášení a oprava znamená znovu projít celý zaměstnanecký záznam.

• Zpozdí se dávky a potvrzení pro zaměstnance. Nesprávná data se přímo projeví v nemocenské nebo dalších dávkách, což vám ve firmě jen zbytečně zkomplikuje vztahy uvnitř.

A samozřejmě za neodeslání nebo chybné podání hlášení hrozí pokuty.

Co musíte ve firmě stihnout do konce Q1 2026, aby první JMHZ proběhlo bez problémů:

✓ Zmapujte si, kde vznikají personální a mzdová data, kdo je zadává a jak se propojují

✓ Zjistěte, jestli jsou vaše data v různých systémech konzistentní

✓ Určete, kdo je zodpovědný za nástupy, docházku, příplatky, změny a uzávěrky

✓ Otestujte systém s předstihem, ať máte jistotu, že dubnové hlášení projde

✓ Zvažte outsourcing nebo partnera – na všechno nemusíte být sami

Co může LANDMARK vyřešit za vás

S přípravou na JMHZ máme zkušenosti z více než 1 200 firem, kterým dlouhodobě vedeme mzdy nebo optimalizujeme procesy. Víme, kde nejčastěji vznikají chyby, jaké situace se opakují napříč různými obory a co musí být nastavené, aby JMHZ prošlo hned na první pokus.

Naší výhodou je, že máme mzdové účetní, právníky i datové analytiky pod jednou střechou. Díky tomu dokážeme pokrýt technickou, procesní i legislativní část přípravy, a vy se nemusíte starat o koordinaci několika dodavatelů.

Co umíme vyřešit za firmy:

• Audit stávajících mzdových procesů → odhalíme, kde nejčastěji vznikají chyby.

• Sjednocení dat a digitalizace podkladů → abyste mohli všechno posílat z jednoho systému.

• Nastavení interních odpovědností → aby každý věděl, co, kdy a komu má předat.

• Ověření funkčnosti nového hlášení ještě před startem → testovací režim, ve kterém si vše společně vyzkoušíme.

• Průběžné hlídání legislativy → JMHZ bude první verzí systému, který se bude dál vyvíjet.

Pokud vedeme firmě mzdy, JMHZ bereme kompletně na sebe.

JMHZ není strašák. Je to jen velká změna, která potřebuje trochu přípravy, aby vše fungovalo. A když si systém i data nastavíte hned na začátku roku 2026, může se z JMHZ stát klidná a přehledná součást běžného chodu firmy, bez zbytečných komplikací.

Pokud chcete mít jistotu, že budete na JMHZ připraveni bez chaosu a na první dobrou, rádi vás celým procesem provedeme.